Van aanvraag tot offerte: hoe het proces voor ramen en deuren eruitziet

Een offerte voor ramen en deuren maken is zelden een kwestie van een prijslijst raadplegen. Tussen "ik wil nieuwe ramen" en een bedrag waar u zich aan kunt houden, zit een reeks beslissingen die elkaar beïnvloeden. Dit artikel loopt ze door in de volgorde waarin ze zich voordoen.

1. De aanvraag komt binnen

De meeste aanvragen beginnen met te weinig informatie. Een contactformulier levert een naam, een telefoonnummer en een zin als "offerte voor 6 ramen". Daarmee kunt u niets rekenen, dus volgt een telefoongesprek, dan een bezoek, en pas daarna een prijs.

Het alternatief is de klant vooraf laten configureren wat hij wil. Niet omdat een klant een goede opmeter is — dat is hij niet — maar omdat het de vragen naar voren haalt. Welk materiaal, welk type raam, welke kleur binnen en buiten, moet het oude eruit, wat gebeurt er met het puin, is er een dorpel.

2. Uitvragen in de juiste volgorde

De volgorde doet ertoe, omdat elke keuze de volgende beperkt. Een profielserie heeft een maximale vleugelmaat en een maximaal vleugelgewicht. Kiest iemand triple glas, dan is dat zwaarder dan dubbel, en dat gewicht telt mee in die limiet. Soms dwingt de glaskeuze dus een zwaardere profielserie af.

Wie eerst naar de afmeting vraagt en pas op het einde naar het glas, komt die botsing te laat tegen. In de configurator loopt de volgorde daarom van materiaal via profiel, glas, kleur en opening naar beslag, afbraak, afvoer, plaatsing en afwerking.

3. De prijs wordt opgebouwd, niet opgezocht

Een prijs ontstaat door optellen met voorwaarden. Basisproduct, profiel, glas, kleur, opening, beslag, accessoires, maatwerk, installatie, afbraak, afvoer, toegang, dorpels, dagkanten en afwerking. Daarna kortingen eraf en toeslagen erbij.

Twee dingen die daarbij vaak misgaan:

• Een toeslag die altijd meetelt. Een opslag voor moeilijke toegang hoort alleen te tellen wanneer de toegang ook echt als moeilijk is opgegeven. Dat vraagt om regels met condities, niet om een vaste opslag.
• Geen ondergrens. Een klein toiletraam kost per vierkante meter weinig, maar kost in de praktijk bijna evenveel werk als een groot raam. Zonder minimumprijs per lijn duikt de rekenkundige uitkomst onder wat het u kost.

Meer daarover staat in wat de prijs van een raam bepaalt.

4. Wat ontbreekt, blijft zichtbaar

Niet elke aanvraag is compleet. Er is geen foto, de maat is duidelijk geschat, de ondergrond is onbekend. Dan zijn er twee mogelijkheden: alsnog een exact bedrag noemen, of eerlijk zijn over de marge.

Een exact bedrag dat later met een kwart omhooggaat, kost meer vertrouwen dan een prijsvork met de reden erbij. Welke gegevens een aanvraag bruikbaar maken, staat in dit artikel.

5. Technische controle waar het moet

Sommige combinaties horen niet zonder menselijke blik de deur uit. Een groot schuifelement, een gevel waarvan de ondergrond onbekend is, een vleugel boven de limiet van de profielserie. Wanneer dat speelt en hoe u dat vooraf afvangt, leest u in wanneer een technische controle nodig is.

6. De offerte zelf

Op het moment dat u een offerte uitbrengt, legt u een bedrag vast. Dat bedrag hoort niet te veranderen omdat u volgende week uw prijzen aanpast. Een offerte die op de actuele database steunt, doet dat wel.

De oplossing is een momentopname: alle elementen, maten, materialen, prijsregels en de gehanteerde regelversies worden bevroren bij het indienen. De PDF wordt uit die momentopname gemaakt. Een offerte van drie maanden geleden blijft daardoor reproduceerbaar, ook nadat uw tarieven twee keer zijn gewijzigd.

Waar de winst zit

Niet in sneller rekenen. In minder heen en weer: minder telefoontjes om te achterhalen wat iemand eigenlijk wil, minder bezoeken aan projecten die toch niet doorgaan, en minder offertes die achteraf moeten worden bijgesteld omdat er iets over het hoofd is gezien.